Politique de confidentialité.

1. Informations générales

1.1 Introduction

1.1.1. Objectif de la présente Politique

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques du Groupe CIS (ci-après le « Groupe CIS ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction des renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent directement ou indirectement de l’identifier (ci-après les « Renseignements personnels »). Pour les fins de cette politique, nous ne considérons pas comme « Renseignement personnel » les renseignements qui concernent l’exercice par la personne concernée d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail, le tout conformément à ce que prévoit la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Cette Politique s’applique aux utilisateurs, visiteurs, clients et membres (ci-après « vous », « votre », « vos ») du Groupe CIS et du site web https://cis-group.com/ (ci-après le « Site web ») et aux utilisateurs de nos services. Cette Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels des employés du Groupe CIS.

1.1.2 Consentement

En utilisant le Site web ou l’un de ses Services, vous acceptez que le Groupe CIS puisse recueillir, utiliser, communiquer, conserver et détruire vos Renseignements personnels conformément aux conditions décrites à la présente Politique. Si vous n’acceptez pas d’être lié par la présente Politique, veuillez ne pas utiliser le Site web ou y accéder. Alternativement, vous pouvez également choisir de retirer votre consentement dans les limites prévues à la section 7.

Vous pouvez également paramétrer les collectes, utilisations et communications de vos Renseignements personnels recueillis par témoins de connexion en utilisant notre Bannière de témoin de connexion qui est apparue au moment où vous avez ouvert, pour la première fois, notre site web.

Pour modifier vos choix de témoins de connexion, vous pouvez cliquer sur la petite icône bleue représentant un biscuit en bas à gauche de nos pages web. Vous pouvez également demander à votre navigateur web (e.x. Edge, Chrome, Firefox…) de supprimer les « Cookies » qu’il a enregistrés et vous reconnecter à notre Site web.

1.2 Responsable de la protection des Renseignements personnels

Tous commentaires, questions et plaintes portant sur la Politique et les pratiques du Groupe CIS en matière de protection des Renseignements personnels peuvent être adressés au Responsable de la protection des Renseignements personnels du Groupe CIS aux coordonnées suivantes :

Téléphone : 1 888 432-1550 ext. 2244

Courriel : rprp@cis-group.com

Adresse : 55 Rue Castonguay #301, Saint-Jérôme, QC J7Y 2H9

2. Circonstances lors desquelles nous recueillons, utilisons ou communiquons vos Renseignements personnels

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos Renseignements personnels dans différentes circonstances. Les utilisations qui seront faites des Renseignements personnels, le type de Renseignements personnels recueillis et les tiers à qui seront communiqués les Renseignements personnels diffèrent selon ces circonstances. Ainsi, nous recueillons des Renseignements personnels :

Lorsque vous visitez notre Site web ;
Lorsque vous nous soumettez votre candidature à une offre d’emploi ;
Lorsque vous utilisez ou que votre employeur utilise certaines de nos Solutions ; et
Dans les circonstances où vous choisissez de prendre contact avec nous.

2.1 Lorsque vous visitez notre Site web

2.1.1 Automatiquement

Lorsque vous visitez le Site web, des Renseignements personnels de nature technique (tels que votre adresse IP) seront recueillis afin de permettre et maintenir votre connexion au Site web et de protéger le Site web notamment par l’identification de la présence de robots (« bots ») qui tentent de s’y connecter.

2.1.2 Par des témoins de connexion

Lorsque vous visitez le Site web, des témoins de connexion collecteront automatiquement des Renseignements personnels. Ceux-ci visent uniquement à identifier les « bots » ou « robots » dans l’objectif de protéger notre Site web et les utilisateurs qui l’utilisent.

Les finalités de chacun des témoins de connexion sont inscrites dans notre Bannière de témoins de connexion. Celle-ciindiqueégalementà qui les Renseignements personnels sont communiqués pour l’accomplissement des différentes fins inscrites dans la Bannière de témoins de connexion. Vous pouvez suivre les instructions inscrites à la section 1.1.2. Consentement.

Pour modifier ou consulter vos consentements à l’égard des témoins de connexion, vous pouvez cliquer sur la petite icône bleue représentant un biscuit en bas à gauche de nos pages web.

Nos témoins de connexions proviennent et communiquent des Renseignements personnels à Microsoft, WordPress et Google. Pour savoir comment ces tiers traiteront vos Renseignements personnels, visitez l’Énoncé de confidentialité de Microsoft, la Politique de confidentialité et conditions d’utilisation de Google, les Règles de confidentialité et conditions d’utilisation de Google et la Privacy policy de WordPress.

Soyez conscient que certains de ces témoins de connexion réalisent un profilage de vos activités sur Internet principalement pour faire de la publicité ciblée. C’est le cas de certains des témoins de connexions de Microsoft.

De plus, les témoins de connexion de Google Analytics (_ga et _ga_*) peuvent réaliser un profilage et localiser les visiteurs du Site web. Les témoins de connexion de Google Analytics permettent, pour Groupe CIS, d’obtenir des statistiques sur les visites des utilisateurs dans l’objectif d’améliorer l’expérience des utilisateurs sur notre site web ainsi qu’améliorer nos stratégies et campagnes publicitaires.

2.1.3 Au moment où vous êtes appelé à vous authentifier en tant qu’utilisateur humain

Vous serez parfois appelé à cliquer sur un bouton ou outil qui vous testera afin d’identifier que vous êtes bel et bien un utilisateur authentique et non un « bot » ou « robot ». C’est le cas, par exemple, si vous désirez nous communiquer une demande de consultation avec nous en utilisant le formulaire disponible sur notre d’accueil.

Ces outils nous sont fournis par Google (reCaptcha) et Cloudflare. À ce titre, les renseignements personnels recueillis par ces outils seront soumis aux politiques et pratiques de ces entreprises. Pour plus de détails sur les pratiques de ces entreprises, visitez Privacy Policy | Cloudflare ainsi que la Politique de confidentialité et conditions d’utilisation de Google et les Règles de confidentialité et conditions d’utilisation de Google.

2.2 Lorsque vous postulez un emploi

Lorsque vous postulez un emploi ou à un stage, le Groupe CIS recueille les Renseignements personnels nécessaires pour :

Vous contacter dans le cadre du processus de candidature à l’emploi
Afin d’évaluer la qualité de votre candidature ;
Évaluer la compatibilité de la candidature avec les valeurs de l’entreprise ; et
Protéger et promouvoir les intérêts de l’entreprise.

À ce titre, lorsque vous postulez un emploi ou à un stage, vous pouvez être appelé à communiquer au Groupe CIS par le biais du Site Web ou par courriel :

Votre nom ;
Votre prénom ;
Votre curriculum vitae ;
Vos coordonnées ;
Votre historique d’emploi et académiques;
Vos affiliations professionnelles ;
La présence ou non de certifications;
Votre adresse courriel personnelle ; et
Votre lettre de présentation.

À la suite d’une évaluation préalable de votre candidature, il se peut que vous soyez convoqué à une ou plusieurs entrevues qui peuvent se dérouler par téléphone, en personne ou par visioconférence par l’utilisation de Teams (de Microsoft).

Le Groupe CIS peut également recueillir ces mêmes Renseignements personnels sur des plateformes web de recherche d’emploi tels qu’Indeed ou LinkedIn. Parfois, le Groupe CIS recrute directement auprès d’établissements académiques auquel cas ceux-ci pourraient communiquer les renseignements personnels d’un candidat au Groupe CIS. Finalement, des agences de recrutement peuvent recueillir pour le Groupe CIS les Renseignements personnels susmentionnés.

Si vous nous communiquez votre candidature par le Site web, vous serez appelé à remplir un formulaire électronique. Ce formulaire est créé par une application de Fluent Forms de WPManageNinja LLC et pourrait donc leur communiquer vos Renseignements personnels. Leurs traitements de vos Renseignements personnels seront régis par leurs politiques en matière de protection de la vie privée. Pour plus de détails, visitez la Privacy Policy de Fluent Forms.

2.3 Lorsque votre employeur utilise CISAdminXpress

Groupe CIS vise à limiter le plus possible la collecte de renseignements personnels dans ses solutions CIS Companion, CIS Station et CIS AdminXpress.

De celles-ci, la seule solution qui conserve et utilise des renseignements personnels est CIS AdminXpress lorsque cette solution est utilisée pour réaliser la paie des employés de l’un de client. La nature des renseignements personnels recueillis, conservés et utilisés par la solution dépendra des choix du client qui utilise la solution. Il risque de s’agir des renseignements personnels nécessaires pour réaliser les paies des employés parmi lesquels:

Les identifiants de l’employé ;
Ses coordonnées ;
Sa date de début d’emploi ;
Des identifiants gouvernementaux comme le NAS ; et
Des coordonnées bancaires ou autres renseignements financiers (tels que le salaire ou les avantages sociaux dont l’employé bénéficie.

L’ensemble de ces renseignements personnels seront utilisés par la CIS AdminXpress afin de réaliser sa principale fonction, soit de permettre à nos clients de gérer les activités liées à la paie.

En revanche, Groupe CIS peut accéder ou se voir communiquer les renseignements personnels conservés et utilisés par un client dans CIS AdminXpress, mais uniquement sur demande ce client. Ainsi, Groupe CIS pourraient accéder aux renseignements personnels dans le cadre, par exemple, d’une demande de soutien technique si l’accès à ce renseignement personnel s’avère nécessaire dans le cadre de cette demande de soutien.

2.4 Dans les circonstances où vous choisissez de prendre contact avec nous

Nous pouvons recueillir, utiliser et parfois communiquer les Renseignements personnels lorsque vous choisissez de prendre contact avec nous.

La nature des Renseignements personnels et les utilisations qui en seront faites dépendront de la raison de votre prise de contact. Ainsi, si vous nous contactez pour réaliser une demande à notre égard, nous devrons prendre vos identifiants, vos coordonnées ainsi que le contenu de votre demande, le tout afin de traiter votre demande. Similairement, si vous désirez recevoir des infolettres pour rester au courant de nos activités, vous devrez nous communiquer votre courriel afin que nous puissions vous communiquer ces dernières.

3. Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et protection de nos droits

Le Groupe CIS peut communiquer ou utiliser les Renseignements personnels lorsque la Loi l’impose ou le permet et pour :

Répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales ;
Se conformer à des procédures judiciaires ;
Pour protéger les droits du Groupe CIS, sa sécurité et sa propriété ;
Pour protéger votre vie privée ainsi que vos droits ; et
Pour permettre au Groupe CIS de mettre en œuvre des recours légaux disponibles ou de limiter des dommages qui pourraient lui être causés.

4. Autres communications des Renseignements personnels

4.1 Tiers se voyant communiquer les Renseignements personnels en toutes circonstances

En plus des communications de renseignements personnels aux tiers mentionnés à la section 0,vos renseignements peuvent, dans le cadre de chacune des circonstances mentionnées à la section 0, être communiqués aux entités suivantes :

Microsoft. Nous communiquons des Renseignements personnels à Microsoft à des fins de gestion des courriels (Outlook), de conservation des données (Sharepoint) et de gestion de l’information (Office 365) ; et
Metatracer afin de faciliter la détection et la gestion de Renseignements personnels sur nos systèmes afin de faciliter notre respect des lois visant la protection des Renseignements personnels.

4.2 Communication à l’extérieur du Québec

Certains tiers à qui nous communiquons les Renseignements personnels sont situés à l’extérieur du Québec.

5. Accès aux Renseignements personnels au sein du Groupe CIS

Vos Renseignements personnels ne sont accessibles qu’aux employés, représentants ou dirigeants du Groupe CIS pour lesquels l’accès à vos Renseignements personnels est nécessaire pour l’exercice de leurs fonctions. À ce titre, vos Renseignements personnels peuvent être accessibles à différents groupes qui dépendront de la nature des renseignements concernés et de leurs finalités. Ainsi, on pourrait avoir accès aux Renseignements personnels :

Le Responsable de la protection des renseignements personnels (pour promouvoir la protection des Renseignements personnels)
Nos administrateurs et notre direction ;
Nos technologies de l’information ; et
Les ressources humaines (en cas de réception de candidatures).

6. Conservation des Renseignements personnels

Sous réserve des lois applicables, le Groupe CIS conserve vos Renseignements personnels pour le temps nécessaire à la réalisation des fins des Renseignements personnels. En revanche, des lois ou règlements peuvent imposer des délais de conservation plus longs.

7. Vos droits

Sous réserve des limites prévues par les lois, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en communiquant par écrit au Responsable de la protection des Renseignements personnels aux coordonnées prévues à la section 1.2 le Groupe CIS vérifiera votre identité avant de répondre à l’une ou l’autre de ces demandes :

Vous avez un droit d’accès à vos Renseignements personnels.
Vous avez un droit de rectifier vos Renseignements personnels.
Vous avez le droit de porter plainte en communiquant par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels.
Vous pouvez également vous adresser au Responsable de la protection des Renseignements personnels pour toutes questions relatives à la présente Politique.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à l’utilisation ou la communication de vos Renseignements personnels par le Groupe CIS, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables. Si ce retrait entraine des conséquences problématiques pour vous, celles-ci vous seront communiquées.

8. Mesures de sécurité

Le Groupe CIS a mis en place des mesures visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels parmi lesquels :

L’adoption de mesures administratives, de politiques et de procédures qui notamment :

Encadrent l’accès, la communication, la conservation, la dépersonnalisation, y compris la destruction ou l’anonymisation des Renseignements personnels ;
Déterminent les rôles et les responsabilités des employés durant le cycle de vie des Renseignements personnels et des documents ;
Établissent les procédures d’intervention et de réponse en cas d’incident de confidentialité ;
Encadrent le processus des demandes et des plaintes relatives à la protection des Renseignements personnels.

Sur le plan technique, le Groupe CIS :

Est certifié ISO / IEC 27001;
Utilise un serveur sécurisé et la technologie « Secure Sockets Layer (SSL) » ;
Utilise des systèmes de sauvegarde ;
Crypte certains renseignements personnels ;
Journalise les accès ;
Limite les accès aux Renseignements personnels ; et
Utilise un système pare-feu.

Malgré les mesures décrites ci-dessus, le Groupe CIS ne peut pas garantir la sécurité absolue de vos Renseignements personnels.

9. Modification de la présente Politique de confidentialité

Le Groupe CIS se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. Si vous continuez d’utiliser le Site web ou de recevoir nos services après l’entrée en vigueur de la nouvelle version de la Politique, votre utilisation du Site web ou de nos services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.

10. Liens vers des sites web de tiers

Il peut arriver à l’occasion que des références ou des liens vers des sites web ou services fournis et opérés par des tiers soient inclus sur le Site web. Ces sites web, et services de tiers sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la présente Politique. Le Groupe CIS n’assume aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au Site web et aux services que le Groupe CIS offre.

11. Lois applicables

Les lois du Canada et du Québec, à l’exclusion de ses règles de conflit de droit, régiront le présent document et votre utilisation du Site web. Votre utilisation du Site web peut également être assujettie à d’autres lois locales, provinciales, nationales ou internationales.