Foire aux questions
Trouvez des réponses à vos questions sur la vente et la distribution.
FAQ – Distribution directe en magasin
La livraison directe en magasin (Direct Store Delivery ou DSD) est la méthode préférentielle de distribution pour les fabricants qui souhaitent acheminer eux-mêmes leurs produits aux magasins de détail – ou aux points de consommation. Un premier avantage de ce choix est qu’ils s’épargnent le recours aux entreprises de logistique de tierce partie.
En contournant de même les centres de distribution des détaillants affiliés, les fabricants conservent un accès privilégié aux points de vente, ce qui préserve leur capacité d’action et de contrôle sur d’importants facteurs, outre la distribution de leur marchandise. Cela inclut les produits de soutien promotionnel, et les services liés au marché, comme le marchandisage, la collecte d’informations ou le service d’équipement.
À une échelle plus large, les fabricants gagnent fréquemment à disposer de leur propre réseau de centres de distribution régionaux. Selon le cas, ces centres peuvent assurer des services à valeur ajoutée, qu’il s’agisse par exemple du conditionnement des produits dans le cadre de promotions au point de vente particulières.
Malgré l’orientation marquée que démontrent les géants du commerce au détail vers un contrôle de leur chaîne d’approvisionnement à travers leurs propres centres de distribution, la livraison directe en magasin présente des avantages, autant pour le fabricant que pour le détaillant, dans le cas des produits périssables, comme la boulangerie et les produits laitiers, pour lesquels il importe de réduire le nombre de jours dans la chaîne d’approvisionnement.
Ce modèle de distribution convient également lorsque l’assortiment de produits offerts est extrêmement diversifié, comme dans le cas des cartes de vœux, par exemple. Le représentant du fabricant peut ainsi prendre en charge la mise en étalage des produits, alors que pour le détaillant, le marchandisage d’une large variété de produits de valeur peu élevée demanderait trop de temps.
Le modèle DSD (livraison directe en magasin) permet enfin de bien répondre aux besoins des plus petits points de vente au détail comme les stations-service, les dépanneurs et les pharmacies, qui requièrent une plus haute fréquence de réapprovisionnement.
La livraison directe satisfait aux attentes des détaillants qui souhaitent le plus possible éviter d’avoir à gérer des stocks importants, avec les coûts et la main-d’œuvre que cela implique. Ils gagnent également en laissant le marchandisage à la charge du distributeur. Quant à ce dernier, il y trouve son compte en ayant plus de contrôle sur la présentation en rayon et sur la commercialisation, avec la possibilité de ventes accrues au bénéfice des deux parties.
Caractérisez vos volumes de vente, en fonction des différents types de détaillants que vous desservez, grâce à l’analyse des données de vos historiques de commandes.
Déterminez votre stratégie quant aux démarches de vente. Votre personnel de livraison peut-il fournir le temps requis pour s’occuper des préventes utiles à la planification, ou serait-il ainsi trop sollicité? Cette capacité reviendra-t-elle alors à vos représentants? L’examen déterminera le déploiement qui correspond le mieux à vos ressources.
Organisez les itinéraires : les solutions de planification de routes se rentabilisent par le fait qu’elles rehaussent votre capacité à n’omettre aucune des variables à prendre en compte pour l’optimisation des itinéraires, comme les distances, les heures de service, la capacité des camions, les limites de vitesse, le nombre d’arrêts, etc.
Avec un logiciel de DSD et les appareils mobiles appropriés, dont un lecteur de codes-barres, vos livreurs verront leurs activités gagner en rapidité et en efficacité. Ils pourront produire des reçus et des factures directement au point de vente, et conserver des preuves de livraison numérisées incluant la capture de signature, prévenant les différends quant aux livraisons. Le GPS et la communication à distance des appareils mobiles vous donneront une vue en temps réel sur les transactions et sur l’emplacement de vos véhicules. La solution DSD inclut le contrôle des stocks à bord des véhicules, vous prémunissant contre les pertes ou le vol de marchandise.
Enfin, les fonctionnalités avancées d’analyse vous permettront d’interpréter vos données de livraison et de commandes, de sorte à obtenir un portrait précis de la demande pour une catégorie de produits, pour un territoire, pour une chaîne, pour un seul magasin, etc.
De même, l’analyse des retours de produits vous permettra de fournir aux clients les recommandations d’inventaire les plus pertinentes, augmentant la rentabilité pour chaque client.
On constate que les gammes de produits, tout comme les assortiments, non seulement s’élargissent, mais changent plus rapidement. Les promotions également se font plus nombreuses. Les délais de livraison tendent à se raccourcir, et à tout cela s’ajoute la saisonnalité et/ou la volatilité de la demande, qui doivent demeurer une préoccupation constante si l’on souhaite, pour conserver la plus grande efficacité, optimiser la quantité et la disponibilité de la marchandise.
L’optimisation est aussi essentielle pour compenser l’augmentation des coûts, qu’ils soient reliés à la main-d’œuvre, ou aux règles et restrictions, ou encore à la congestion routière, spécialement en zone urbaine.
L’attention doit porter à la fois sur la rationalisation des chargements des véhicules, et sur l’optimisation des routes. Parmi les pratiques qui résultent en une réduction des coûts :
Passer d’une planification statique à une planification dynamique (réexamen fréquent afin d’anticiper les ajustements requis dans le déploiement des ressources pour répondre à des changements comme les pointes ou la saisonnalité de la demande; les nouveaux clients, routes; voire même pour réagir à l’ajout ou l’annulation de dernière minute d’une commande).
Passer d’une planification décentralisée à une planification centralisée (prenant en compte l’ensemble des ressources afin d’accroître l’adaptabilité).
Promouvoir la transparence et la visibilité, pour qu’à la fois le détaillant et le transporteur aient un meilleur contrôle sur leurs actions en lien avec la chaîne d’approvisionnement.
Optimiser l’utilisation de l’espace des camions et des zones à température contrôlée grâce à la rationalisation des chargements.
La combinaison des solutions logicielles évoquées (solution mobile DSD et outil d’optimisation de route) apporte une panoplie de bénéfices, dont les suivants :
- Efficacité sur le terrain, amenant une économie de temps allant jusqu’à une heure par jour sur chaque route.
- Économies sur les coûts de transport, jusqu’à 15%.
- Clients satisfaits par le respect des délais de livraison.
- Satisfaction des employés rehaussée par la planification d’une charge de travail réaliste.
- Réduction du kilométrage parcouru et de l’empreinte carbone.
- En termes d’équipement matériel : économie de ressources et coûts réduits advenant l’utilisation de solutions Cloud.
FAQ – Représentation et CRM
L’automatisation pour la force de vente (Sales Force Automation) consiste en l’usage judicieux d’applications logicielles afin d’assister le personnel aux ventes qui peut ainsi réaliser des gains de productivité, d’abord en termes de rapidité d’action, mais aussi particulièrement en termes de précision dans l’exécution de ses tâches. Sûrement le plus important, cependant, est le contrôle de l’information, alors que toute donnée, chiffre, statistique ou tendance peut s’obtenir au bout des doigts quel que soit l’instant, quel que soit l’endroit. Cette instantanéité de l’information est déterminante afin d’optimiser la prise de décision, fondement de toute initiative de vente.
Pour certains, la Sales Force Automation vise plus spécifiquement, d’une part, à gérer et analyser les données relatives aux clients existants et aux interactions avec ceux-ci, dans un but de maintien de la satisfaction – mais d’autre part, la SFA vise aussi à automatiser les tâches reliées à la prospection, à la gestion du pipeline des ventes, et à l’évaluation des opportunités et des revenus projetés.
Vous trouverez une toute différente perspective de la SFA, cependant, si vous demandez aux fabricants de produits alimentaires ou de produits de consommation qui doivent déployer des représentants sur le terrain – lesquels visitent régulièrement les détaillants comme les épiceries, magasins à rayons et autres. Pour eux, la SFA est le recours à l’automatisation pour supporter et rationaliser l’exécution des tâches en magasin, comme la prise de commande, le marchandisage et les revues d’affaires.
En mode Cloud ou local (on-premise), les solutions de Sales Force Automation peuvent être intégrées avec d’autres applications comme les systèmes financiers (ERP), de sorte que la redondance d’entrée de données est éliminée. L’intégration peut aussi faire intervenir les applications de Business Intelligence – quoique l’application SFA en elle-même peut offrir des fonctionnalités très étendues pour l’analyse et le forage de données, sous la forme d’un tableau de bord du gestionnaire. On peut également s’attendre à trouver, comme module additionnel dans l’application, un système de vente interactif permettant aux clients de passer leurs commandes en ligne.
Essentiellement, augmenter l’efficacité, et réduire les coûts. L’automatisation des activités à l’aide d’outils logiciels, nul n’en doute plus, est un des principaux moyens de réduire le temps requis, pour toute tâche quelle qu’elle soit.
S’ajoute à cela l’importance primordiale qu’a maintenant l’information, devenue en elle-même un outil numérique des plus puissants – qu’il s’agisse d’info en sortie, comme les listes de prix, les fiches de produit ou le détail des promotions, ou alors en entrée, comme les itinéraires et l’emplacement des véhicules (GPS), l’archivage numérique des documents transactionnels (qu’il est possible ainsi de remettre par courriel au client), et enfin la récolte de toutes les informations glanées au point de vente (distribution des produits, respect des ententes commerciales, prix de détail, compétition).
Le système CRM (Customer Relationship Management, ou gestion de la relation client) peut vous être utile, dans la relation après-vente, pour fidéliser et satisfaire vos clients, en consignant les détails des interactions avec ces derniers. L’information gérée inclut les informations de contact, les courriels et pièces jointes, et la chronologie des activités des membres de votre équipe de vente.
Une solution SFA, en automatisant les tâches effectuées aux points de vente, met entre vos mains le contrôle de l’information, vous procurant la transparence et la visibilité sur ce qui se passe sur le terrain, et la capacité de jauger très précisément vos indicateurs clés de performance (KPI), qu’ils soient relatifs à l’exécution (performance de votre personnel) ou aux transactions (performance de l’entreprise).
Comme les coûts sont en grande partie reliés aux ressources humaines, il se trouveront réduits par toute mesure permettant d’accroître l’efficacité.
Outre la rapidité que procure l’automatisation, on peut aussi compter les bénéfices liés à l’intégration entre applications : en dotant le système d’une interface pour faire circuler les données entre l’application SFA le logiciel de gestion ERP, on alimente alors ce dernier sans recourir à de l’entrée de données manuelle, d’où une économie de travail, de temps et d’argent. Entrées une fois pour toutes sur le terrain, au point de vente, ces données restent exploitables d’une application à l’autre, à travers toutes les étapes du cycle financier.
Citons encore le temps épargné par des gestionnaires ayant accès à de l’information complète de façon instantanée, et à des sommaires et statistiques recalculés automatiquement selon n’importe quelle catégorisation demandée.
Le travail manuel répétitif vient d’être évoqué, sous la forme de l’entrée de données devant être faite en double si des applications ne sont pas intégrées entre elles. Mais la répétition, là encore, entraîne aussi une hausse du risque d’erreurs, ce qu’évite un système avec SFA intégrée.
Il y a aussi le risque d’oublis – que le logiciel SFA est configuré pour aider à éviter : avec de multiples tâches à accomplir à chaque visite de client, les représentants peuvent s’appuyer sur le fait que l’application leur présente un schéma visuel du flux de travail (Workflow), qui est préadapté selon le type de client qu’ils visitent. Leur appareil mobile conserve de plus leur liste de points spéciaux à considérer (To-Do List).
La perte de documents ? Chose du passé, grâce à l’archivage numérique. Commandes, factures antérieures, preuves de livraison avec signature, toutes demeurent disponibles en mémoire – et peuvent être réimprimées à la demande du client, ou envoyées numériquement.
Et à nouveau le temps. Le temps sauvé pour le gestionnaire, grâce aux outils de compilation et d’analyse de performance, comme également celui sauvé par l’usager mobile de SFA, que montrera justement cette analyse de performance : il est prouvé qu’une application SFA peut permettre à un représentant une économie de temps allant jusqu’à 15 %.
Un risque réduit d’erreurs est déjà un bon point comme facteur de satisfaction. Mais ce qui est le plus significatif, c’est tout le pouvoir de l’information que vous pouvez mettre à profit grâce à la SFA. Il vous revient de faire parler les chiffres : en retraçant l’historique des achats de vos clients, vous avez tout en main pour établir des projections et de solides stratégies d’affaires, qui optimiseront la disponibilité des produits pour maximiser les ventes, en proposant les quantités et les produits les plus pertinents, pour chaque client, selon la période de l’année, afin d’éviter les ruptures de stock, et de réduire les retours. Vos clients eux aussi s’en trouveront mieux informés, mieux outillés, et plus efficaces. Tout le monde y gagne.
Alors que le représentant commence sa journée, le système détermine la séquence de clients à visiter ce jour-là, pour être en concordance avec la fréquence de visite spécifique de chaque client. Au début de sa visite, il pourra se fier à une séquence de tâches illustrée, préétablie par type de client, et consulter ses notes prises à l’égard de ce client. En tout temps, il a accès au système de messagerie, utilisé pour l’échange de communications avec le bureau, ou avec un autre usager mobile.
Pour sa présentation d’affaires, son ordinateur renferme tout. Le détail des promotions, les fiches de produit, et un outil dynamique de requête d’analyses avec diagrammes statistiques, pour interpréter l’historique des ventes, illustrer les projections, et démontrer la pertinence de sa commande suggérée.
La prise de commande, et l’acquisition de données de marchandisage également, sont exécutées efficacement et rapidement grâce aux outils automatisés : clavier ou scanner, prise de photo ou liste à cocher. Ainsi les gestionnaires reçoivent-ils, par communication à distance, les informations quant à l’inventaire, aux planogrammes, aux prix de détail, et aux produits de la compétition.
Le mot clé est réactivité. Nous avons mis en évidence le pouvoir de l’information en tant qu’outil numéro un, qu’il s’agisse de mesurer les performances, ou d’établir vos stratégies d’affaires sur des bases solides.
Maintenant, l’information est disponible même à distance et en temps réel si requis, ce qui vous donne une longueur d’avance pour définir vos actions. La SFA fournit aussi le réseau de communication pour transmettre des directives à votre personnel sur le terrain à tout moment. Vous pouvez même élargir ce réseau en mettant aussi en place l’automatisation pour vos équipes de livraison avec une application de livraison directe en magasin (DSD), de sorte à assurer la meilleure réactivité aux besoins de vos clients, en réseautant tous les niveaux de votre organisation.
FAQ – ERP
L’acronyme ERP signifie : Enterprise Resource Planning. C’est un nom complexe qui réfère aux différents processus essentiels à la gestion d’une entreprise, incluant la gestion des stocks et des commandes, la comptabilité, les ressources humaines, la gestion de la relation client (CRM), et encore plus. À la base, le logiciel ERP intègre ces différentes fonctions dans un système complet afin de rationaliser les processus ainsi que les informations de l’ensemble de l’entreprise.
Les systèmes ERP servent à connecter une grande quantité d’informations et de processus d’affaires afin de favoriser la circulation des données entre elles. En collectant l’ensemble des données transactionnelles partagées dans une organisation, et ce, à partir de différences sources, le ERP élimine la duplication de données et fournit, avec une source unique de vérité, l’intégrité des données.
Les systèmes ERP sont essentiels pour gérer des milliers d’entreprises de toutes tailles et dans tous les secteurs.
La caractéristique commune de tous les systèmes ERP consiste en une base de données centrale, mais partagée qui prend en charge plusieurs valeurs utilisées dans différents départements d’une entreprise. Ce qui signifie que les employés de différentes équipes auront facilement accès aux mêmes informations partagées entre elles en temps réel pour favoriser une communication efficiente.
- Effectuer la collecte des informations sur les processus métier en temps réel ;
- Procéder à la gestion de la paie, des avantages sociaux et des informations sur les employés ;
- Créer des stratégies à l’échelle de l’entreprise ;
- Favoriser la mise à jour les comptes ;
- Permettre le traitement des commandes ;
- Recevoir des alertes sur les problèmes identifiés ;
- Assurer la gestion des initiatives de recrutement ;
- Faire le suivi de la fabrication et des chaînes d’approvisionnement.
Tout comme le CRM, le ERP a comme rôle de rationaliser les opérations commerciales. Cependant, le CRM se concentre sur le côté ventes de l’entreprise, alors que le ERP est intégré et utilisé simultanément dans plusieurs départements.
À la base, un système ERP offre une gestion interconnectée des processus d’affaires ce qui permet d’obtenir des informations standardisées en temps réel et ce, pour chacun des départements. Les problèmes relevés sont par la suite envoyés sous forme d’alertes aux destinataires désignés. Les systèmes ERP et CRM permettent d’améliorer l’efficacité de l’ensemble des différents processus internes. En ce qui concerne le ERP, il se concentre sur la réduction des coûts dans la gestion des processus. Les deux solutions offrent des bases de données centralisées pour consigner et répertorier l’ensemble des données clients.
Le CRM est reconnu pour fonctionner mieux en tant que facilitateur d’un volume de ventes plus élevé et pour améliorer les interactions avec les clients. Indépendamment de la taille de l’entreprise, le déploiement d’un système CRM ou ERP est beaucoup plus avantageux que la recherche de données clients par l’intermédiaire de chaînes de messagerie, de notes manuscrites ou encore de messageries instantanées.
Étant donné que chaque entreprise doit optimiser ses relations clients, le CRM permet de garantir la satisfaction et la fidélité de ces derniers. Avec un système ERP, chaque département peut mieux comprendre et interpréter le flux de travail des autres départements.
De plus, les gestionnaires peuvent également avoir un aperçu en temps réel de ce qui se passe dans chacun des différents départements, ce qui constitue un atout considérable pour les entreprises en croissance et les entreprises qui souhaitent prospérer.
Obtenir une vue précise de l’entreprise avec un accès aux informations qui sont emmagasinées dans plusieurs systèmes. Les processus de gestion des données manuelle prennent du temps et sont sujets aux erreurs. Du niveau exécutif aux premières lignes, une prise de décision efficace est compromise sans données fiables et opportunes. La majorité des ERP sont conçus pour offrir des tableaux de bord intégrés en temps réel, de rapports et d’analyses dans tous les processus intégrés afin de favoriser la prise de décisions efficaces.
En ayant accès aux informations réelles de l’entreprise, les utilisateurs bénéficient d’une visibilité en temps réel pour mieux identifier les problèmes, les tendances et les opportunités, et accéder instantanément à la transaction sous-jacente pour agir rapidement. La transparence en temps réel des performances de l’entreprise dans l’ensemble de ses départements est donc l’un des atouts majeurs.
ERP en tant que service (SAS) : Avec ces ERP, tous les clients fonctionnent sur la même base de code et ils ne peuvent avoir accès au code source. Les utilisateurs peuvent configurer le code mais ils n’ont pas la possibilité de le modifier.
ERP dans un cloud IaaS : Les entreprises qui optent sur un code personnalisé dans leur ERP ne peuvent pas utiliser l’ERP en tant que service. S’ils souhaitent opérer dans le cloud, leur unique option est d’utiliser les services d’un fournisseur IaaS, qui déplacera leurs serveurs dans un nouvel emplacement.
Pour la grande majorité des entreprises, l’ERP en tant que service offre principalement 3 avantages soit : le coût de départ qui est inférieur, les mises à niveau vers les nouvelles versions qui sont plus faciles et les gestionnaires parfois réticents qui ne peuvent mettre de pression à l’entreprise afin qu’elle écrive un code personnalisé pour eux.
