Faire le ménage sur votre bureau pour la journée #CleanOffYourDeskDay et être mieux organisé.

Peu de gens « célèbrent » la journée Clean Off Your Desk,

mais celle-ci nous rappelle de rendre notre bureau plus propre et   d’être mieux organisé. Même si cette journée #CleanOffYourDeskDay a lieu le deuxième lundi de janvier, mettre régulièrement votre bureau en ordre rapporte des bénéfices!

Que vous ayez commencé à travailler à domicile en 2020, comme nous continuons à le faire, ou que vous soyez au bureau, maintenir un espace de travail rangé se trouve non seulement à le rendre agréable à l’œil, mais aussi à vous aider à vous concentrer.

Concentration-

Avez-vous un excès de feuillets autocollants, des piles de documents, et des accessoires de bureau dispersés sur votre bureau?

Plutôt que de fouiller parmi des piles de paperasse pour un document important, mettez à l’écart ce qui ne vous sert pas et classez ce qui vous sert, et voyez la rapidité que vous gagnerez dans l’accomplissement des tâches. « Je sais, je peux accumuler trop de stylos sur mon bureau ». Vous aurez moins de distractions, et pourrez vous concentrer sur les tâches en cours. Vous constaterez probablement que votre productivité est augmentée, quand vous savez exactement à quel endroit sont les choses dont vous avez besoin.

Espace-

Devez-vous déplacer des choses quand vous avez une réunion ou qu’un collègue se rend à votre bureau?

Vous est-il arrivé d’avoir l’appel d‘un client, posant une question à laquelle vous ne pouviez trouver rapidement la réponse recherchée?

On peut même voir à l’occasion des collègues qui se déplacent vers une salle de conférence ou une aire commune dans le but d’avoir suffisamment d’espace où se disperser. Souvent, tout l’espace dont ils avaient besoin est là, caché sous le fouillis qui encombre leur propre bureau. Faites place nette et votre bureau vous fournira tout l’espace pour vous concentrer, et déployer la tâche en cours.

Image professionnelle –

Que vous travailliez à domicile ou dans un espace à bureaux, votre surface de travail est votre espace personnel, et un espace soigné en dit autant à votre sujet que ne le fait votre tenue ou votre travail.

Un espace ordonné projette de vous l’image d’une personne mieux coordonnée, plus compétente et plus prévenante. À dire vrai, une station de travail reflétant le souci de méthode et d’efficacité apporte beaucoup à votre image comme à celle de votre entreprise, par exemple quand survient la visite d’un client ou d’un membre de la direction.

La journée Clean Off Your Desk est un salutaire rappel de l’importance d’un espace de travail propre et organisé.

En 2022, avec maintes solutions logicielles pour nous aider à raffiner notre organisation, peu d’entre nous ont encore un classeur rotatif pour cartes d’affaires, ou même un calendrier mural.

Plusieurs sociétés maintiennent des solutions sans papier, misant sur la sécurité du Cloud, et automatisant bon nombre de processus. Vous constaterez fréquemment que le mieux est d’utiliser tout ce qui vous est accessible, vous permettant d’évoluer et d’exécuter vos propres tâches comme celles de votre entreprise plus efficacement, en économisant aussi bien de l’argent que du temps!

Chez Groupe CIS, nous appliquons les méthodes agiles, ce qui permet à toute l’équipe de demeurer organisée et de compléter les tâches en évitant les dédoublements et les erreurs.

Astuces pour tenir en ordre votre bureau. 

• Gardez près de vous un bac à recyclage, pour tout ce dont vous n’avez plus besoin. Si vous inscrivez des rappels sur des feuillets autocollants, jetez ceux-ci dès que la tâche est terminée.
• Classez les documents qui doivent être conservés.
• Des tiroirs ont leur utilité pour mettre à l’écart les articles de bureau que vous n’utilisez pas quotidiennement ou fréquemment.
• Investissez dans les solutions logicielles qui rendront votre travail plus facile et efficace, éliminant les piles de documents et les notes éparses.
• Nettoyez et désinfectez les surfaces de votre espace. Moins d’encombrement sur votre bureau facilite le nettoyage du bureau, mais aussi de tout ce qui s’y trouve, écrans, clavier, téléphone, et tout ce que vous touchez fréquemment.
• Priorisez les choses qui peuvent être entreprises plus tôt que plus tard au lieu de remettre celles-ci, au risque de les oublier.

Vous pouvez souligner une journée Clean Off Your Desk n’importe quand dans l’année. Je vise à prendre cinq minutes à la fin de chaque jour pour rafraîchir mon bureau, et cinq minutes au moins une fois la semaine pour nettoyer l’espace de travail. Prendre de courts moments plus fréquents pour mettre de l’ordre rend la chose plus facile, et nous évite la corvée de ménage que vous risquons de constamment remettre à plus tard. Ayez plaisir à organiser!

Melanie Ladouceur

Coordonnatrice du marketing – Groupe CIS